dla SYGNALISTY oraz Osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia
Przetwarzając dane osobowe sygnalisty oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia jesteśmy zobowiązani realizować obowiązki prawne jakie zostały nałożone na Administratora danych zgodnie z art. 13 i 14 ust. 1 i 2 Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO).
W związku z otrzymaną informacją o naruszeniu prawa (dalej: zgłoszeniem) informujemy, że:
- Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest ZAKŁAD WŁÓKIENNICZY BILIŃSKI SPÓŁKA JAWNA NIP 7272720924, UL. MICKIEWICZA 29,95-050, KONSTANTYNÓW ŁÓDZKI.
- We wszelkich sprawach z zakresu ochrony danych osobowych można kontaktować się z naszym Inspektorem Ochrony Danych pod adresem e-mail: iod@farbiarniabilinski.pl
- Państwa dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach:
- prowadzenie obsługi dotyczącej zgłoszeń wewnętrznych w przedmiocie naruszeń prawa, tj. w szczególności przyjmowanie zgłoszeń, przekazywanie sygnaliście informacji dotyczących zgłoszenia, weryfikacja i analiza otrzymanego zgłoszenia, przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, prowadzenie rejestru zgłoszeń naruszeń oraz archiwizacja dokumentów – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. konieczność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w związku z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928), nakładającymi na Administratora obowiązki w zakresie realizacji zadań związanych z obsługą zgłoszeń wewnętrznych;
- dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami, a także przechowywania dokumentów w celach dowodowych dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów oraz sporządzania raportów podsumowujących prowadzone działania naprawcze – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. co jest prawnie uzasadnionym interesem administratora.
- Przetwarzanie danych osobowych dotyczy kategorii danych kontaktowych podanych przez sygnalistę, danych dotyczących sygnalisty, osoby pomagającej sygnaliście w dokonywaniu zgłoszenia, osoby, której dotyczy zgłoszenie lub osoby trzeciej, jak również innych danych osobowych podanych przez sygnalistę lub inną osobę w szczególności w zgłoszeniu, dokumentach uzupełniających i dodatkowych formularzach.
- Ochrona tożsamości sygnalisty: Administrator zapewnia poufności Pani/Pana danych osobowych w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa lub operatorom pocztowym. Dane osobowe mogą być udostępnione podmiotom zapewniającym, na podstawie umów zawartych przez Administratora, obsługę działalności Administratora (np. dostawcy usług informatycznych), a także podmiotom zewnętrznym wspierającym Administratora w zakresie przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych.
- Dane osobowe będą udostępniane odrębnym Administratorom, tj. właściwym organom, w przypadku podejmowania działań następczych. Wobec czego odbiorcami danych osobowych mogą być:
- ograny władzy publicznej na podstawie przepisów prawa,
- inne podmioty wykonujące swoje uprawnienia lub obowiązki wynikające z przepisów prawa.
- Szczególne przypadki, gdy może dojść do ujawnienia danych: W związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania Pani/Panu prawa do obrony, może dojść do ujawnienia Pani/Pana danych, gdy takie działanie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa. Przed dokonaniem takiego ujawnienia, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadomi Panią/Pana, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia danych osobowych. Powiadomienie nie jest przekazywane, jeżeli może zagrozić postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
- Administrator z uwagi na korzystanie z dostawców, którzy przechowują dane na serwerach zlokalizowanych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (np. Google LLC) może przekazywać Pana/Pani dane osobowe do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, co odbywa się zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej, w której stwierdzono odpowiedni stopień ochrony danych dla tego obszaru. W pozostałych przypadkach Pana/Pani dane osobowe mogą być również przekazywane do państwa trzeciego wyłącznie na podstawie: wiążących reguł korporacyjnych, standardowych klauzul umownych, zatwierdzonego kodeksu postępowania lub zatwierdzonego mechanizmu certyfikacji (art. 46 RODO) lub na podstawie Pana/Pani wyraźnej zgody na takie przekazanie do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej (art. 49 ust. 1 lit. a RODO).
- Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe zostaną usunięte, a dokumenty związane ze zgłoszeniem zniszczone po upływie okresu przechowywania (nie dotyczy to sytuacji, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych).
Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
- W związku z przetwarzaniem danych osobowych ma Pani/Pan prawo do:
- dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących, w tym prawo do uzyskania kopii danych – na podstawie art. 15 RODO;
- żądania sprostowania (poprawienia) danych osobowych – na podstawie art. 16 RODO;
- usunięcia danych – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 17 RODO;
- ograniczenia przetwarzania – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 18 RODO,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO),
Sprzeciw przysługuje wobec przetwarzania przez Administratora danych w prawnie uzasadnionych celach Administratora, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją. Powinna/-ien Pani/Pan wtedy wskazać nam szczególną sytuację, która Pani/Pana zdaniem uzasadnia zaprzestanie przez nas przetwarzania objętego sprzeciwem. Przestaniemy przetwarzać Pani/Pana dane w tych celach, chyba że wykażemy, że istnieją ważne, prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności lub też że Pani/Pana dane są nam niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeżeli zgodnie z oceną Administratora Pani/Pana interesy będą ważniejsze od interesów Administratora będzie on zobowiązany zaprzestać przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w tych celach.Oświadczenia w zakresie realizacji praw, w tym prawa do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, prosimy składać na adres e-mail: iod@farbiarniabilinski.pl
- W trakcie przetwarzania danych osobowych nie dochodzi do wyłącznie zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani do profilowania, o których mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO. Oznacza to, że żadne decyzje nie będą zapadać wyłącznie automatycznie oraz że nie buduje się żadnych profili.
- W przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa, przysługuje Panu/Pani prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z tym że prawo wniesienia skargi dotyczy wyłącznie zgodności z prawem przetwarzania danych osobowych.
- Podanie danych osobowych z punktu widzenia sygnalisty jest dobrowolne, choć niezbędne do realizacji praw i obowiązków w związku z obsługą zgłoszeń oraz przeprowadzaniem działań następczych, a także spełnieniem obowiązków wynikających z przepisów prawa określających w szczególności ochronę sygnalistów. Bez przetwarzania tych danych osobowych nie byłby możliwy kontakt, ani pełne wykonywanie uprawnień wynikających ze statusu sygnalisty.
