DLA OSOBY, KTÓREJ DOTYCZY ZGŁOSZENIE OD SYGNALISTY
ORAZ DLA OSOBY TRZECIEJ WSKAZANEJ W ZGŁOSZENIU
W związku z otrzymaną informacją o naruszeniu prawa (dalej: zgłoszeniem), przetwarzając Pani/Pan dane osobowe, które zostały podane w zgłoszeniu, jesteśmy zobowiązani realizować obowiązki prawne jakie zostały nałożone na Administratora danych zgodnie z art. 13 i 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO), dlatego informujemy, że:
- Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest ZAKŁAD WŁÓKIENNICZY BILIŃSKI SPÓŁKA JAWNA NIP 7272720924, UL. MICKIEWICZA 29,95-050, KONSTANTYNÓW ŁÓDZKI.
- We wszelkich sprawach z zakresu ochrony danych osobowych można kontaktować się z naszym Inspektorem Ochrony Danych pod adresem e-mail: iod@farbiarniabilinski.pl
- Pani/Pana dane osobowe zostały podane przez sygnalistę w zgłoszeniu, wobec czego Administrator będzie je przetwarzać, w zależności od treści zgłoszenia, jako:
- dane osobowe dotyczące osoby, której dotyczy zgłoszenie, rozumianej jako osoba fizyczna, wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
- dane osobowe osoby trzeciej, rozumianej jako osoba fizyczna wskazana w zgłoszeniu, która może posiadać informacje niezbędne dla wyjaśnienia sprawy.
- Pani/ Pana dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach:
- prowadzenie obsługi dotyczącej zgłoszeń wewnętrznych w przedmiocie naruszeń prawa, tj.
w szczególności przyjmowania zgłoszeń, weryfikacji i analizy otrzymanego zgłoszenia; przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, prowadzenia rejestru zgłoszeń naruszeń oraz archiwizacji dokumentów – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. konieczność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w związku z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928), nakładającymi na Administratora obowiązki w zakresie realizacji zadań związanych z obsługą zgłoszeń wewnętrznych;
- dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami, a także przechowywania dokumentów w celach dowodowych dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, co jest prawnie uzasadnionym interesem administratora.
- Przetwarzanie danych osobowych dotyczy kategorii danych podanych przez sygnalistę, danych dotyczących osoby, której dotyczy zgłoszenie lub osoby trzeciej, jak również innych danych osobowych podanych przez sygnalistę lub inną osobę w szczególności w zgłoszeniu, dokumentach uzupełniających i dodatkowych formularzach.
- Administrator zapewnia poufności Pani/Pana danych osobowych w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa lub operatorom pocztowym. Dane osobowe mogą być udostępnione podmiotom zapewniającym, na podstawie umów zawartych przez Administratora, obsługę działalności Administratora (np. dostawcy usług informatycznych), a także podmiotom zewnętrznym wspierającym Administratora w zakresie przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych. Szczególne przypadki, gdy może dojść do ujawnienia danych: W związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania Pani/Panu prawa do obrony, może dojść do ujawnienia Pani/Pana danych, gdy takie działanie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa. Przed dokonaniem takiego ujawnienia, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadomi Panią/Pana, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia danych osobowych. Powiadomienie nie jest przekazywane, jeżeli może zagrozić postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
- Dane osobowe będą udostępniane odrębnym Administratorom, tj. właściwym organom, w przypadku podejmowania działań następczych. Wobec czego, dane osobowe będą udostępniane odrębnym Administratorom, tj. właściwym organom, w przypadku podejmowania działań następczych. Wobec czego odbiorcami danych osobowych mogą być:
- ograny władzy publicznej na podstawie przepisów prawa,
- inne podmioty wykonujące swoje uprawnienia lub obowiązki wynikające z przepisów prawa.
- Administrator z uwagi na korzystanie z dostawców, którzy przechowują dane na serwerach zlokalizowanych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (np. Google LLC) może przekazywać Pana/Pani dane osobowe do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, co odbywa się zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej, w której stwierdzono odpowiedni stopień ochrony danych dla tego obszaru. W pozostałych przypadkach Pana/Pani dane osobowe mogą być również przekazywane do państwa trzeciego wyłącznie na podstawie: wiążących reguł korporacyjnych, standardowych klauzul umownych, zatwierdzonego kodeksu postępowania lub zatwierdzonego mechanizmu certyfikacji (art. 46 RODO) lub na podstawie Pana/Pani wyraźnej zgody na takie przekazanie do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej (art. 49 ust. 1 lit. a RODO).
- Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe zostaną usunięte, a dokumenty związane ze zgłoszeniem zniszczone po upływie okresu przechowywania (nie dotyczy to sytuacji, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych).
Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
- W związku z przetwarzaniem danych osobowych ma Pani/Pan prawo do:
- dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących, w tym prawo do uzyskania kopii danych – na podstawie art. 15 RODO, z zastrzeżeniem, że przepisu art. 15 ust. 1 lit. g RODO w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie;
- żądania sprostowania (poprawienia) danych osobowych – na podstawie art. 16 RODO;
- usunięcia danych – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 17 RODO;
- ograniczenia przetwarzania – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 18 RODO,
- ograniczenia przetwarzania – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 18 RODO,
- W trakcie przetwarzania danych osobowych nie dochodzi do wyłącznie zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani do profilowania, o których mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO. Oznacza to, że żadne decyzje nie będą zapadać wyłącznie automatycznie oraz że nie buduje się żadnych profili.
- W przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa, przysługuje Panu/Pani prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z tym że prawo wniesienia skargi dotyczy wyłącznie zgodności z prawem przetwarzania danych osobowych.
