Sygnalista

W wykonaniu Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa UE oraz ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów ZAKŁAD WŁÓKIENNICZY BILIŃSKI SPÓŁKA JAWNA NIP 7272720924, UL. ADAMA MICKIEWICZA 29, 95-050 KONSTANTYNÓW ŁÓDZKI jest zobowiązana chronić sygnalistę przed pośrednimi lub bezpośrednimi konsekwencjami zgłoszenia naruszenia prawa.

Wobec powyższego Spółka zapewnia możliwość bezpiecznego przesłania lub przekazania zgłoszenia oraz bezpieczną komunikację z Sygnalistą.

Państwa dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach:
1) prowadzenie obsługi dotyczącej zgłoszeń wewnętrznych w przedmiocie naruszeń prawa, tj. w szczególności przyjmowanie zgłoszeń, przekazywanie sygnaliście informacji dotyczących zgłoszenia, weryfikacja i analiza otrzymanego zgłoszenia, przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, prowadzenia rejestru zgłoszeń naruszeń oraz archiwizacji dokumentów
– na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. konieczność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w związku z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928), nakładającymi na Administratora obowiązki w zakresie realizacji zadań związanych z obsługą zgłoszeń wewnętrznych;

2) dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami, a także przechowywania dokumentów w celach dowodowych dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów oraz sporządzania raportów podsumowujących prowadzone działania naprawczych,
– na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. co jest prawnie uzasadnionym interesem administratora.

Sygnalista (oraz jego dane osobowe) podlega ochronie, określonej w przepisach ustawy o ochronie sygnalistów, od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

1. Dane sygnalisty powinny pozostać poufne i nie mogą być ujawniane w toku postępowania stronom i uczestnikom tego postępowania, bez wyraźnego i jednoznacznego przyzwolenia ze strony Sygnalisty.
2. Dostęp do danych Sygnalisty może mieć tylko i wyłącznie osoba, która otrzymała upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w tym zakresie i została zobligowana do zachowania poufności.
3. Osoba wyznaczona do przyjmowania zgłoszeń, niezwłocznie po otrzymaniu dokonuje anonimizacji danych Sygnalisty i nadaje mu identyfikator numeryczny, który będzie wykorzystywany podczas postępowania wyjaśniającego.
4. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.
5. Sygnalista jest informowany o okolicznościach, w których ujawnienie jego tożsamości stanie się konieczne, np. w razie wszczęcia postępowania karnego.

Poniżej dostępne są klauzule informacyjne dla osób, których dane są przetwarzane w związku z przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń.

• Informacja o przetwarzaniu danych osobowych w związku z procedurą zgłoszania informacji o naruszeniach prawa dla osoby, której dotyczy zgłoszenie od sygnalisty oraz dla osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu
• Informacja o przetwarzaniu danych osobowych w związku z procedurą zgłoszania informacji o naruszeniach prawa dla SYGNALISTY oraz Osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia

Zgłoszenia możesz dokonać w następujący sposób:

1. Pisemnie drogą elektroniczną, za pośrednictwem dedykowanego adresu e-mail: sygnalista@farbiarniabilinski.pl
2. Pisemnie drogą listowną– na adres ul. Adama Mickiewicza 29, 95-050 Konstantynów Łódzki z dopiskiem „Zgłoszenie sygnalisty – nie otwierać”.

Rejestr zgłoszeń

1. Administrator tworzy odrębny rejestr spraw zgłoszonych przez Sygnalistów.
2. Dostęp do danych w rejestrze ma tylko i wyłącznie osoba upoważniona do przetwarzania danych Sygnalistów.
3. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe zostaną usunięte, a dokumenty związane ze zgłoszeniem zniszczone po upływie okresu przechowywania (nie dotyczy to sytuacji, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych).
4. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.